Badania sanepidowskie nauczycieli i pracowników przedszkola – zasady 2026

Inspektor Sanepidu lub PIP w trakcie kontroli pyta o jedno z pierwszych rzeczy: badania sanepidowskie nauczycieli i pozostałego personelu. Kłopot w tym, że papierowe „książeczki sanepidowskie” zniknęły z obiegu prawnego już kilkanaście lat temu, a zasady dotyczące orzeczeń sanitarno-epidemiologicznych wciąż budzą wątpliwości wielu dyrektorów. Ten artykuł wyjaśnia krok po kroku: kto musi mieć badanie, jak zorganizować procedurę w 3 krokach, gdzie przechowywać orzeczenie i jakie sankcje grożą za niedopełnienie obowiązku.

Podstawa prawna – co i gdzie jest napisane

Obowiązek przeprowadzania badań do celów sanitarno-epidemiologicznych reguluje art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz.U. 2025 poz. 1675). Ustawa nakłada obowiązek na pracodawcę: to dyrektor przedszkola kieruje pracownika na badanie i pokrywa wszelkie koszty. Pracownik nie może być obciążony żadną częścią kosztu badania ani orzeczenia.

Szczegółowe zasady wydawania orzeczeń do celów sanitarno-epidemiologicznych opisuje strona Głównego Inspektora Sanitarnego (GIS) oraz rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów badań lekarskich i laboratoryjnych, którym podlegają osoby podejmujące lub wykonujące prace, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

Kto w przedszkolu musi mieć badania sanepidowskie

Przepisy wyróżniają dwa niezależne kryteria kwalifikujące pracownika do obowiązku posiadania orzeczenia sanitarno-epidemiologicznego:

• Kryterium narażenia na zakażenie drogą kropelkową lub oddechową – osoby wykonujące pracę z bezpośrednim, stałym kontaktem z innymi (np. nauczyciele wychowania przedszkolnego, pomoce nauczyciela, opiekunowie grup).
• Kryterium kontaktu z żywnością lub naczyniami – osoby pracujące przy przygotowywaniu, wydawaniu lub podawaniu posiłków oraz myciu naczyń: kucharki, pomoc kuchenna, intendentka nadzorująca kuchnię.

W praktyce oznacza to, że badania obowiązują:

Stara „książeczka sanepidowska” a nowe orzeczenie – co się zmieniło

Wiele osób wciąż mówi potocznie o „badaniu na książeczkę sanepidowską”. Tymczasem przepisy zmieniły się już kilkanaście lat temu. Poniżej zestawienie starych i nowych zasad:

Procedura uzyskania orzeczenia w 3 krokach

Prawidłowy przebieg procesu obejmuje trzy etapy realizowane w ściśle określonej kolejności. Ich pominięcie lub zamiana kolejności może skutkować nieważnością dokumentu.

Jak często trzeba odnawiać orzeczenie sanitarno-epidemiologiczne

To jedno z najczęstszych pytań dyrektorów. Odpowiedź nie jest jednoznaczna, bo zależy od decyzji lekarza:

• Posiewy (badania laboratoryjne) – wykonuje się je zasadniczo jednorazowo. Jeśli wynik jest negatywny i u pracownika nie wystąpiły choroby wskazujące na potrzebę powtórzenia badań (np. przedłużona biegunka, podróż w rejony endemicznego występowania Salmonelli), kolejne posiewy nie są wymagane automatycznie.
• Orzeczenie lekarskie – lekarz może wydać orzeczenie bezterminowo lub z określonym terminem ważności (np. 3 lub 5 lat), jeśli uzna, że stan zdrowia pracownika wymaga regularnej weryfikacji. W orzeczeniu bezterminowym nie ma automatycznego obowiązku odnawiania.
• Zmiana stanowiska lub pracodawcy – jeśli nowy pracownik posiada ważne orzeczenie z poprzedniego miejsca pracy (np. z innego przedszkola), a charakter pracy i narażenie na czynniki są tożsame, nowy pracodawca może uznać ten dokument bez konieczności ponownych badań. Nowe badania są niezbędne przy zmianie stanowiska wiążącej się z nowymi zagrożeniami (np. przejście z biura do kuchni).

Obowiązki dyrektora i sankcje za naruszenia w 2026 r.

Dyrektor przedszkola pełni rolę pracodawcy i odpowiada osobiście za prawidłowe wykonanie obowiązków wynikających z ustawy o zapobieganiu zakażeniom. Obejmuje to:

• Wystawienie skierowania przed dopuszczeniem pracownika do pracy.
• Pokrycie kosztów badań laboratoryjnych i wizyty lekarskiej – całkowite, bez potrącania z wynagrodzenia pracownika.
• Przechowywanie orzeczenia w aktach osobowych pracownika (część B) przez cały okres zatrudnienia i przez wymagany czas po jego zakończeniu.
• Odsunięcie pracownika od pracy, jeśli upłynął termin ważności orzeczenia lub jeśli pracownik nie posiada aktualnego dokumentu.
• Udostępnienie orzeczeń podczas kontroli Sanepidu lub Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) na każde żądanie inspektora.

Warto też wiedzieć, że kontrole Sanepidu i PIP w przedszkolach często odbywają się równolegle – inspektor sanitarny weryfikuje dokumentację HACCP i orzeczenia personelu kuchennego, a inspektor pracy sprawdza akta osobowe nauczycieli i kadry opiekuńczej. Brak orzeczenia któregokolwiek pracownika to ryzyko mandatu z obu stron.

Moduł zarządzania personelem Beetly pozwala przypisać każdemu pracownikowi datę ważności orzeczenia i ustawić automatyczne przypomnienie z wyprzedzeniem – tak żeby dyrektor nigdy nie przeoczył terminu odnowienia dokumentu.

Przechowywanie dokumentacji – gdzie i jak długo

Orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych to dokument pracowniczy, który podlega przepisom o dokumentacji pracowniczej. Prawidłowe przechowywanie oznacza:

• Miejsce: akta osobowe pracownika, część B (dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia).
• Czas: przez cały okres zatrudnienia, a następnie zgodnie z wymogami przechowywania akt osobowych – co do zasady 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu (dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.).
• Forma: oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną. W przypadku akt elektronicznych – skan dokumentu.

Jeśli placówka korzysta z cateringu i pracownicy firmy cateringowej przebywają w kuchni, dyrektor powinien przechowywać kopie ich orzeczeń lub uzyskać pisemne oświadczenie firmy cateringowej potwierdzające aktualność badań personelu – szczególnie w kontekście art. 6 ustawy o zapobieganiu zakażeniom (Dz.U. 2025 poz. 1675).

Elektroniczne akta osobowe ułatwia moduł zarządzania dokumentacją kadrową Beetly, który umożliwia skanowanie i przypisywanie dokumentów do profili pracowników, a także filtrowanie osób z brakującymi lub wygasającymi orzeczeniami.

Lista kontrolna dyrektora – badania sanepidowskie krok po kroku