Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną Beetly.pl

§1. Postanowienia ogólne

  1. Właścicielem i administratorem serwisu dostępnego pod adresem beetly.pl oraz aplikacji mobilnej/webowej (dalej: „Serwis” lub „Aplikacja”) jest: KOBRYN TECHNOLOGIES TOMASZ KOBRYN, z siedzibą we Wrocławiu (51-162), ul. Jana Długosza 37/18, NIP: 8952161140, e-mail: kontakt@beetly.pl (dalej: „Usługodawca”).
  2. Regulamin określa zasady korzystania z systemu wspomagającego zarządzanie placówkami edukacyjnymi, prawa i obowiązki Usługodawcy oraz Klientów (Placówek).
  3. Przed założeniem Konta, Klient zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminem oraz Polityką Prywatności.

§2. Definicje

  • Klient (Placówka) – podmiot prowadzący działalność oświatową (żłobek, przedszkole, klub dziecięcy), który zawarł umowę o świadczenie Usług.
  • Użytkownik – osoba fizyczna, której Klient nadał dostęp do Aplikacji (np. dyrektor, nauczyciel, rodzic/opiekun).
  • Konto Administratora – główne konto w systemie tworzone przez Usługodawcę dla Klienta, służące do zarządzania całą Placówką.
  • Konto Użytkownika – konto tworzone samodzielnie przez Klienta wewnątrz Aplikacji dla rodziców, opiekunów i pracowników.
  • Usługi – funkcjonalności SaaS Beetly, w tym ewidencja obecności, komunikator, dziennik elektroniczny, rozliczenia, galeria i raporty.
  • Subskrypcja – model odpłatności za dostęp do Usług w określonych cyklach (miesięcznym lub rocznym).

§3. Wymagania techniczne

  1. Do poprawnego korzystania z Usług wymagane jest:
    • stabilne połączenie z Internetem,
    • aktualna wersja przeglądarki (Chrome, Firefox, Safari, Edge),
    • włączona obsługa plików cookies oraz JavaScript,
    • aktywne konto e-mail.
  2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie Aplikacji wynikające z używania oprogramowania blokującego (np. AdBlock) lub przestarzałych systemów operacyjnych.

§4. Zawarcie umowy i Rejestracja Kont

  1. Umowa zostaje zawarta z chwilą akceptacji oferty i założenia przez Usługodawcę Konta Administratora dla Klienta.
  2. Usługodawca dostarcza dane dostępowe do Konta Administratora na adres e-mail Klienta. Klient po pierwszym zalogowaniu zobowiązany jest do zmiany hasła.
  3. Klient samodzielnie tworzy Konta Użytkowników dla swoich pracowników (nauczycieli) oraz rodziców/opiekunów dzieci.
  4. Osoba reprezentująca Klienta oświadcza, że jest należycie umocowana do zaciągania zobowiązań w jego imieniu.
  5. Klient oświadcza, że dane podane podczas rejestracji są prawdziwe.
  6. Klient jest odpowiedzialny za poufność haseł dostępowych oraz za wszelkie działania Użytkowników, którym nadał uprawnienia.

§5. Zasady korzystania i Własność Intelektualna

  1. Zabronione jest dostarczanie przez Klienta lub Użytkowników treści o charakterze bezprawnym, naruszających dobra osobiste osób trzecich (w tym wizerunek dzieci bez zgody rodziców) oraz podejmowanie działań mogących zakłócić pracę Serwisu.
  2. Klient zobowiązuje się korzystać z Usług zgodnie z przeznaczeniem i nie podejmować prób inżynierii wstecznej oprogramowania.
  3. Wszelkie prawa majątkowe i autorskie do Aplikacji, jej kodu źródłowego, interfejsu oraz logotypów należą do Usługodawcy. Klient uzyskuje jedynie niewyłączną i niezbywalną licencję na korzystanie z Aplikacji w modelu SaaS na czas opłaconej Subskrypcji.

§6. Płatności i Subskrypcja

  1. Korzystanie z Aplikacji jest odpłatne zgodnie z aktualnym Cennikiem lub indywidualną ofertą.
  2. Model subskrypcyjny: Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny okres (miesiąc/rok). Klient może zrezygnować z automatycznego odnowienia w dowolnym momencie przed rozpoczęciem nowego okresu.
  3. Operator płatności: Rozliczenia obsługuje firma Stripe. Klient akceptuje wystawianie faktur w formie elektronicznej.
  4. Brak płatności i wygaśnięcie Subskrypcji:
    • W przypadku braku zapłaty za kolejny Okres rozliczeniowy, Subskrypcja nie zostaje przedłużona. Skutkuje to natychmiastowym ograniczeniem funkcjonalności Aplikacji (blokada dostępu do narzędzi zarządzania, komunikacji i ewidencji danych).
    • Klient zachowuje dostęp do Konta w trybie ograniczonym (umożliwiającym jedynie uregulowanie zaległości) przez okres 6 miesięcy.
    • Jeśli w terminie 6 miesięcy od wygaśnięcia opłaconej Subskrypcji Klient nie wznowi płatności, Konto wraz ze wszystkimi wprowadzonymi danymi (w tym danymi dzieci i rodziców) zostaje trwale usunięte z systemu.
  5. Rezygnacja z Subskrypcji:
    • możliwa jest w dowolnym momencie,
    • skutkuje brakiem odnowienia na kolejny okres,
    • nie powoduje zwrotu środków za rozpoczęty okres.

§7. Odpowiedzialność i SLA

  1. Usługodawca dokłada starań, aby system był dostępny przez 99% czasu w skali miesiąca.
  2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do krótkich przerw technicznych na aktualizację systemu (zazwyczaj w godzinach nocnych). O planowanych przerwach dłuższych niż 2 godziny Klient zostanie poinformowany z 24-godzinnym wyprzedzeniem.
  3. Ograniczenie odpowiedzialności. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
    • szkody wynikłe z błędnego wprowadzania danych przez Użytkowników,
    • sposób rozliczeń finansowych między Placówką a Rodzicami prowadzonych przy pomocy Aplikacji,
    • utratę danych wynikającą z awarii leżących po stronie Klienta,
    • utracone korzyści (tzw. lucrum cessans) po stronie Klienta.
  4. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta (B2B) ograniczona jest do wysokości opłaty abonamentowej wpłaconej przez Klienta w ostatnim okresie rozliczeniowym.

§8. Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące działania Usług należy zgłaszać na adres: kontakt@beetly.pl.
  2. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni. Brak odpowiedzi w tym terminie uznaje się za pozostawienie jej w toku (dotyczy relacji B2B).

§9. Ochrona danych osobowych (RODO)

  1. Klient jest Administratorem danych osobowych dzieci, rodziców i pracowników wprowadzanych do Aplikacji.
  2. Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie w imieniu Klienta na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych. Założenie Konta i akceptacja niniejszego Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem Umowy Powierzenia, której zasady stanowią integralną część współpracy.
  3. Klient gwarantuje, że posiada wszelkie niezbędne zgody (w tym na przetwarzanie wizerunku dzieci w galerii) do wprowadzenia danych osobowych Użytkowników do Aplikacji i utworzenia im kont.

§10. Rozwiązanie umowy

  1. Umowa zawarta na czas nieokreślony może być rozwiązana przez Klienta poprzez anulowanie Subskrypcji w panelu klienta ze skutkiem na koniec bieżącego okresu.
  2. Usługodawca ma prawo rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu przez Klienta.
  3. Przed ostatecznym rozwiązaniem umowy i wygaśnięciem Konta, na wyraźne życzenie Klienta, zgłoszone nie później niż 14 dni przed planowanym usunięciem danych, Usługodawca może dokonać eksportu danych.

§11. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiany funkcjonalności, zmiany stawek podatkowych, zmiany prawa).
  2. O zmianach Klienci zostaną powiadomieni drogą e-mailową z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Brak wypowiedzenia umowy w tym czasie uznaje się za akceptację nowej treści.

§12. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie.
  2. Umowa o świadczenie usług zawierana na podstawie niniejszego Regulaminu ma dla Klienta charakter zawodowy. Wyłącza się w stosunku do niej stosowanie przepisów chroniących konsumentów, w szczególności w przypadku osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
  3. Spory wynikłe na tle umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
  4. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji.