Zatrudnianie obcokrajowców w przedszkolu a Ustawa Kamilka – zaświadczenia z kraju pochodzenia i procedury

Od 15 lutego 2024 r. każdy dyrektor placówki pracującej z dziećmi musi przed podpisaniem umowy sprawdzić kandydata w Krajowym Rejestrze Karnym i Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. W przypadku cudzoziemca dochodzi jeszcze jeden obowiązek: zaświadczenie o niekaralności z kraju lub krajów, w których dana osoba mieszkała w ciągu ostatnich 20 lat. Jak to zrobić krok po kroku, jakie zezwolenia na pracę są wymagane i co grozi za pominięcie tych czynności – odpowiedź znajdziesz w tym artykule.

Ustawa Kamilka a zatrudnienie cudzoziemca – co musi zweryfikować dyrektor przed podpisaniem umowy?

Ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o ochronie małoletnich (Dz.U. 2023 poz. 1606, ze zm. Dz.U. 2024 poz. 742), powszechnie zwana Ustawą Kamilka, nałożyła na pracodawców zatrudniających osoby do pracy z dziećmi trzy niezależne obowiązki weryfikacyjne. Wszystkie trzy muszą być spełnione przed dopuszczeniem kandydata do pracy – nie istnieje możliwość sprawdzenia ich retrospektywnie.

Pierwsze dwa obowiązki dotyczą wszystkich pracowników niezależnie od obywatelstwa. Dyrektor musi pobrać informację z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) w zakresie przestępstw z rozdziałów XIX i XXV Kodeksu karnego, art. 189a i 207 k.k. oraz ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii. Jednocześnie sprawdza kandydata w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (rps.ms.gov.pl) – zarówno w rejestrze publicznym, jak i w rejestrze z dostępem ograniczonym (wymagane osobne logowanie z profilem zaufanym lub e-PUAP placówki).

Dla cudzoziemca pojawia się trzeci, dodatkowy obowiązek: art. 21 ust. 3 ustawy wymaga uzyskania informacji o niekaralności z zagranicznego rejestru karnego tego kraju lub krajów, w których osoba ta mieszkała w ciągu ostatnich 20 lat. Jeśli prawo danego państwa nie przewiduje prowadzenia rejestru karnego lub nie wydaje takich zaświadczeń, kandydat może zamiast tego złożyć oświadczenie na podstawie art. 21 ust. 7 ustawy, potwierdzające ten fakt oraz stwierdzające brak skazania za przestępstwa odpowiadające wymienionym w polskim Kodeksie karnym.

Poza tymi rejestrami pracodawca ma obowiązek odebrać od pracownika oświadczenie (art. 21 ust. 1 ustawy) o tym, czy toczy się wobec niego postępowanie karne lub dyscyplinarne w zakresie przestępstw wymienionych w ustawie. Oświadczenie to nie zastępuje zaświadczeń – jest odrębnym dokumentem, który należy włączyć do akt osobowych.

Zaświadczenie o niekaralności z kraju pochodzenia – jak je uzyskać i kiedy jest wymagane?

Zaświadczenie z zagranicznego rejestru karnego jest wymagane od każdego cudzoziemca oraz od obywatela polskiego, który w ciągu ostatnich 20 lat mieszkał za granicą. Zakres czasowy jest kluczowy: liczy się każde miejsce zamieszkania – nie kraj obywatelstwa ani kraj urodzenia.

W przypadku obywateli państw Unii Europejskiej procedura jest uproszczona. Dyrektor może wnioskować o zaświadczenie za pośrednictwem polskiego KRK, który w ramach systemu wymiany informacji o skazaniach (ECRIS – European Criminal Records Information System) ma obowiązek zwrócić się do organu państwa miejsca zamieszkania cudzoziemca. Oznacza to, że dyrektor składa jeden wniosek do polskiego KRK (opłata 20 zł, termin do 10 dni roboczych), a KRK sam pobiera dane z zagranicznego rejestru.

W przypadku obywateli spoza UE wniosek o zaświadczenie z krajowego rejestru karnego danego państwa kandydat składa zazwyczaj samodzielnie – w konsulacie lub ambasadzie swojego kraju w Polsce albo bezpośrednio przez internet (jeśli dane państwo udostępnia tę procedurę online). Dyrektor może wskazać kandydatowi ten wymóg przed podpisaniem umowy i wyznaczyć termin dostarczenia dokumentu. Czas oczekiwania różni się znacząco – od kilku dni (np. Ukraina) do kilku tygodni (np. kraje Azji Środkowej).

Zaświadczenie wydane w języku obcym powinno być opatrzone tłumaczeniem przysięgłym na język polski. Oryginał wraz z tłumaczeniem dołącza się do akt osobowych. Nie ma ustawowo określonego okresu ważności zaświadczenia, jednak przyjmuje się, że dokument wystawiony nie później niż 6 miesięcy przed dniem nawiązania stosunku pracy spełnia wymóg aktualności.

Jeśli kraj, w którym cudzoziemiec mieszkał, nie prowadzi rejestru karnego albo nie wydaje zaświadczeń osobom fizycznym, kandydat składa oświadczenie własnoręcznie podpisane (art. 21 ust. 7 ustawy o ochronie małoletnich). Oświadczenie musi wprost wskazywać, że prawo danego państwa nie przewiduje wydawania takich zaświadczeń lub że państwo to nie prowadzi rejestru karnego, oraz stwierdzać brak skazania za czyny odpowiadające przestępstwom z rozdziałów XIX i XXV k.k.

Procedura weryfikacji cudzoziemca krok po kroku

Pozwolenie na pracę: kto go potrzebuje, a kto nie?

Kwestia zezwoleń na pracę jest odrębna od obowiązków wynikających z Ustawy Kamilka – reguluje ją ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. 2024 poz. 475). Odpowiedź na pytanie o konieczność uzyskania zezwolenia zależy przede wszystkim od obywatelstwa kandydata.

Obywatele państw UE, EOG i Szwajcarii korzystają z prawa do swobodnego przepływu pracowników. Mogą podjąć pracę w Polsce na podstawie ważnego dokumentu tożsamości – dowodu osobistego lub paszportu – bez jakiegokolwiek zezwolenia na pracę. Dyrektor przedszkola nie musi uzyskiwać żadnej dodatkowej decyzji administracyjnej.

Obywatele Ukrainy korzystają ze szczególnych uprawnień na podstawie ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. 2022 poz. 583, ze zm.). Obywatel Ukrainy, który legalnie przekroczył polsko-ukraińską granicę po 24 lutego 2022 r. i posiada numer PESEL z oznaczeniem "UKR", może podjąć legalną pracę bez odrębnego zezwolenia. Dyrektor zobowiązany jest jedynie powiadomić powiatowy urząd pracy w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy.

Obywatele Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Armenii i Rosji (oraz innych krajów objętych procedurą oświadczeniową) mogą być zatrudniani na podstawie oświadczenia pracodawcy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, zarejestrowanego w powiatowym urzędzie pracy. Oświadczenie uprawnia do pracy przez maksymalnie 24 miesiące. Nie dotyczy ono stanowisk wymagających specjalnych kwalifikacji pedagogicznych.

Obywatele pozostałych krajów spoza UE/EOG – np. Filipin, Indii, krajów Azji Środkowej – muszą posiadać zezwolenie na pracę typu A wydane przez właściwego wojewodę. Wniosek składa pracodawca. Do wniosku wymagana jest informacja starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych z lokalnego rynku pracy, chyba że stanowisko jest wpisane na listę zawodów deficytowych (§ 1 rozporządzenia MRPiPS, Dz.U. 2022 poz. 2537). Czas oczekiwania na decyzję wynosi od 1 do 6 miesięcy w zależności od urzędu.

Komplet dokumentów pracownika-cudzoziemca – lista kontrolna

Poniższa lista obejmuje dokumenty wymagane przed dniem podpisania umowy lub przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy z dziećmi. Sprawdź każdą pozycję i włącz oryginały lub poświadczone kopie do akt osobowych.

Co powinna umieć dobra aplikacja kadrowa przy dokumentacji pracownika-cudzoziemca?

Dokumentacja pracownika-cudzoziemca to minimum osiem odrębnych dokumentów z różnymi datami ważności: zezwolenie na pracę wygasa, karta pobytu jest przedłużana, oświadczenie pracodawcy jest składane co 24 miesiące. W małej placówce zatrudniającej 2–3 cudzoziemców kontrolowanie tych terminów w Excelu lub na papierze jest źródłem błędów.

Dobra aplikacja kadrowa dla placówki pozwala dyrektorowi przechowywać pełną dokumentację każdego pracownika w jednym miejscu. Do profilu pracownika można dołączyć skany zezwolenia na pracę, informacji z KRK, zaświadczenia z kraju pochodzenia z tłumaczeniem, oświadczenia z art. 21 ustawy o ochronie małoletnich oraz kopii karty pobytu. Do każdego dokumentu przypisuje się datę ważności – system powiadamia administratora z wyprzedzeniem, zanim dokument straci ważność.

Moduł zarządzania kadrą pedagogiczną uzupełnia ten obraz o dane dotyczące kwalifikacji pedagogicznych, formy zatrudnienia i statusu aktywności. Gdy wizytator kuratorium lub inspektor pracy pyta o dokumenty konkretnego pracownika, dyrektor otwiera jego profil i udostępnia podgląd w ciągu minut – bez przeszukiwania segregatorów.

Najczęstsze pytania o zatrudnienie obcokrajowca w przedszkolu