Regulamin pracy w przedszkolu i żłobku – wzór, przepisy i nowe zapisy 2026
Regulamin pracy w przedszkolu to nie tylko papier do teczki kadrowej. To dokument, który chroni dyrektora przed zarzutami Państwowej Inspekcji Pracy, precyzuje obowiązki personelu kuchni i obsługi oraz – po nowelizacji Kodeksu Pracy z 2023 roku – musi być dostosowany do zmienionych progów zatrudnienia. W artykule znajdziesz aktualną podstawę prawną, obowiązkowe elementy, zapisy specyficzne dla placówek z dziećmi, procedurę wprowadzenia krok po kroku oraz nowości, które weszły lub wchodzą w życie w 2026 roku.
Kiedy regulamin pracy jest obowiązkowy? Progi zatrudnienia w 2026 roku
Obowiązek posiadania regulaminu pracy wynika z art. 104 Kodeksu Pracy (Dz.U. 2025 poz. 277 t.j.). Po nowelizacji z 26 kwietnia 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 1465) obowiązują trzy progi zatrudnienia, które wyznaczają różne reżimy obowiązku.
Progi zatrudnienia a obowiązek regulaminu pracy (art. 104 KP, stan 2026)
Obowiązek bezwzględny
Art. 104 § 1¹ KP. Dyrektor musi wprowadzić regulamin niezależnie od woli pracowników. Wyjątek: gdy daną materię w pełni reguluje zakładowy układ zbiorowy pracy.
Obowiązek na wniosek ZZ
Art. 104 § 3 KP. Regulamin jest konieczny gdy zakładowa organizacja związkowa złoży wniosek. Bez wniosku – obowiązek nie powstaje.
Brak obowiązku
Kwestie organizacji pracy reguluje się w treści umów o pracę lub obwieszczeniu. Dobrowolne wprowadzenie regulaminu jest możliwe i zalecane przy planowanym wzroście zatrudnienia.
Do 25.04.2023 r. próg bezwzględny wynosił 20 pracowników. Wzory sprzed tej daty mogą podawać nieaktualną liczbę. • Źródło: Dz.U. 2023 poz. 1465 • Oprac. Beetly
Dwa reżimy prawne w jednej placówce: Karta Nauczyciela i Kodeks Pracy
Największa trudność przy tworzeniu regulaminu pracy dla przedszkola lub zespołu żłobkowo-przedszkolnego wynika ze współistnienia dwóch reżimów prawnych. Ten sam dokument musi adresować grupy pracowników podlegające różnym podstawom prawnym.
Grupy pracownicze a podstawa prawna w przedszkolu i żłobku
- 1Karta Nauczyciela jako podstawa główna – art. 1 ust. 1 KN
- 2KP stosuje się wyłącznie posiłkowo w sprawach nieuregulowanych w KN (art. 91c KN)
- 3Pensum: 25 h/tyg. w grupie przedszkolnej (art. 42 ust. 3 pkt 1 KN)
- 4Urlop wypoczynkowy: 35 dni roboczych dla placówek nieferyjnych (art. 64 ust. 3 KN) – regulamin nie może tego zmniejszyć.
- 5W placówkach niepublicznych: wyłącznie przepisy KN wymienione w art. 91b KN
- 1Pełny Kodeks Pracy: woźne, kucharki, sekretariat, konserwatorzy
- 2System czasu pracy: podstawowy (8 h/dobę, 40 h/tyg.) lub równoważny dla kuchni i sprzątania
- 3Urlop 26 dni przy stażu ≥ 10 lat (art. 154 KP)
- 4Opiekunowie żłobkowi: wyłącznie KP + ustawa z 4.02.2011 o opiece nad dziećmi do lat 3 – KN ich nie dotyczy
- 5Kary porządkowe: wyłącznie zamknięty katalog z art. 108 KP
Źródło: art. 1, art. 91b–91c Karty Nauczyciela • art. 104–113 Kodeksu Pracy • Oprac. Beetly
Praktycznym rozwiązaniem jest jeden regulamin z wyodrębnionymi rozdziałami dla poszczególnych grup pracowniczych. Zapisy wspólne – BHP, orzeczenia sanitarne, zasady zachowania z dziećmi, Standardy Ochrony Małoletnich – umieszcza się w części ogólnej. Rozkłady czasu pracy i zasady wynagradzania opisuje się w rozdziałach dedykowanych każdej grupie.
Co musi zawierać regulamin pracy przedszkola? Obowiązkowe elementy z art. 104¹ KP
Zakres treści regulaminu wyznacza art. 104¹ § 1 KP. Poniższa lista kontrolna wskazuje obowiązkowe elementy wraz z typowymi rozwiązaniami dla placówek wychowania przedszkolnego.
Obowiązkowe elementy regulaminu pracy (art. 104¹ KP)
Zarządzaj placówką bez papierów – wypróbuj Beetly
Jeden system do dokumentacji, kadr, finansów i komunikacji z rodzicami. Dla dyrektorów żłobków i przedszkoli. 30 dni za darmo, bez zobowiązań.
Zapisy specyficzne dla przedszkola i żłobka
Standardowy wzór pobrany z internetu pomija najważniejsze obowiązki wynikające ze specyfiki pracy z dziećmi. Poniższe zapisy są obowiązkowe lub wysoce zalecane w każdej polskiej placówce opiekuńczo-wychowawczej.
Standardy Ochrony Małoletnich (ustawa Kamilka)
Od 15 sierpnia 2024 r. każde przedszkole i żłobek – publiczne i niepubliczne – mają obowiązek wdrożenia Standardów Ochrony Małoletnich na podstawie art. 22b ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz.U. 2023 poz. 1606). Regulamin pracy powinien zawierać odesłanie do tych standardów oraz obowiązek pracownika ich przestrzegania: bezwzględny zakaz stosowania jakiejkolwiek przemocy fizycznej lub psychicznej wobec dzieci i obowiązek niezwłocznego zgłaszania podejrzeń krzywdzenia do dyrektora oraz właściwych organów.
Orzeczenia sanitarno-epidemiologiczne i odzież robocza
Regulamin powinien wskazywać, które stanowiska wymagają aktualnego orzeczenia do celów sanitarno-epidemiologicznych zgodnie z ustawą z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz.U. 2023 poz. 1284 t.j.). Dotyczy to przede wszystkim kucharek, pomocy kuchennych i wszystkich osób mających kontakt z żywnością lub żywieniem zbiorowym. Brak aktualnego orzeczenia jest podstawą do odsunięcia pracownika od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 81 KP – przeszkoda leżąca po stronie pracodawcy).
W tym samym rozdziale warto uregulować odzież roboczą i środki ochrony indywidualnej: fartuchy i nakrycia głowy dla kuchni, obuwie robocze dla woźnych, rękawice i środki ochrony dla personelu sprzątającego. Wykaz środków, terminy wydawania i zasady odpłatności za zniszczenie z winy pracownika należy opisać wprost – jako załącznik do regulaminu w formie tabeli przydziału.
Zakaz opuszczania stanowiska pracy bez zmiennika
To zapis, którego nie ma w żadnym ogólnym wzorze, a jego brak może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i ubezpieczeniowymi. W przedszkolu i żłobku dzieci muszą być stale pod opieką uprawnionego personelu. Regulamin pracy powinien expressis verbis zakazywać opuszczenia grupy, sali lub placówki przed formalnym przekazaniem opieki zmiennikowi i odnotowaniem tego faktu. Naruszenie tego zakazu stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych – podstawę do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 KP.
Sposób potwierdzania obecności
Regulamin pracy powinien precyzować metodę ewidencji czasu pracy: elektroniczny czytnik RCP, lista obecności podpisywana ręcznie lub moduł w systemie zarządzania placówką. Zapis ma znaczenie nie tylko dla list płac – art. 149 KP nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika i udostępniania jej na żądanie inspektora PIP.
Jak wprowadzić regulamin pracy w przedszkolu – procedura krok po kroku
Procedurę wprowadzania regulaminu pracy opisuje art. 104³ KP. Nie można pominąć żadnego etapu – skrócenie ścieżki konsultacyjnej lub niedopełnienie obowiązku ogłoszenia skutkuje tym, że regulamin formalnie nie wchodzi w życie.
Konsultacja z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników
Jeżeli w placówce działa zakładowa organizacja związkowa, dyrektor uzgadnia z nią treść regulaminu (art. 104³ § 1 KP). Związek ma prawo zgłaszać zastrzeżenia i proponować zmiany. Jeśli w ciągu 30 dni od przekazania projektu nie dojdzie do porozumienia, dyrektor podejmuje decyzję samodzielnie. Brak związku zawodowego – wymagana jest opinia przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym w placówce.
Podpisanie zarządzenia o wprowadzeniu regulaminu
Dyrektor wydaje zarządzenie – lub uchwałę organu prowadzącego, jeśli tak stanowi statut – które jest integralną częścią procesu formalnego. Zarządzenie wskazuje datę podania regulaminu do wiadomości pracowników i datę wejścia w życie.
Ogłoszenie regulaminu w sposób przyjęty w placówce
Art. 104³ § 2 KP wymaga podania regulaminu do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w danym zakładzie: wywieszenie na tablicy ogłoszeń, udostępnienie w wewnętrznym systemie informatycznym lub doręczenie każdemu pracownikowi egzemplarza do rąk własnych za potwierdzeniem. Od tej daty zaczyna biec 2-tygodniowy okres karencji.
2-tygodniowy okres karencji i oświadczenie nowych pracowników
Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia ogłoszenia (art. 104³ § 1 KP). Nowy pracownik, przyjmowany już po wejściu regulaminu w życie, musi podpisać oświadczenie o zapoznaniu się z jego treścią przed dopuszczeniem do pracy. Oświadczenie przechowuje się w aktach osobowych w części B.
Nowości 2026 – co trzeba sprawdzić lub dodać w regulaminie
Ustawa o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928)
Ustawa weszła w życie 25 września 2024 r. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników mają obowiązek ustanowienia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń (art. 23 ustawy). Jeśli placówka spełnia ten próg, regulamin pracy lub odrębna procedura powinny wskazywać co najmniej: kanał zgłoszenia (osoba lub komórka upoważniona do przyjmowania zgłoszeń), gwarancję poufności tożsamości sygnalisty oraz bezwzględny zakaz działań odwetowych wobec zgłaszającego. Brak wewnętrznej procedury naraża dyrektora i organ prowadzący na odpowiedzialność karną z art. 58 ustawy (kara grzywny lub ograniczenia wolności).
Praca zdalna okazjonalna dla stanowisk administracyjnych
Przepisy o pracy zdalnej dodane do KP z dniem 7 kwietnia 2023 r. mają ograniczone zastosowanie w przedszkolu ze względu na charakter pracy bezpośrednio z dziećmi. Jednak dla stanowisk administracyjnych (sekretariat, księgowość) regulamin lub odrębny akt wewnętrzny powinien precyzować zasady pracy zdalnej okazjonalnej – do 24 dni w roku, realizowanej na wniosek pracownika (art. 67³³ KP). Brak regulacji wewnętrznej nie oznacza zakazu pracy zdalnej – uprawnienie ustawowe pracownika pozostaje w mocy niezależnie od treści regulaminu.
Jawność wynagrodzeń – projekt UC127
Dyrektywa UE 2023/970 o wzmocnieniu stosowania zasady równości wynagrodzeń musi zostać wdrożona do prawa polskiego do 7 czerwca 2026 r. Rząd opublikował projekt ustawy UC127 w grudniu 2025 r., ale do chwili jej uchwalenia konkretne obowiązki zmiany regulaminów jeszcze nie obowiązują. Już teraz warto jednak usunąć z regulaminu wszelkie zapisy zakazujące pracownikom ujawniania informacji o swoim wynagrodzeniu – są one niezgodne z art. 183c KP obowiązującym od lat i z duchem nadchodzącej dyrektywy.
Czytaj też
Pomoc nauczyciela w przedszkolu – zakres obowiązków i umowa
Pomoc nauczyciela w przedszkolu podlega Kodeksowi Pracy, nie Karcie Nauczyciela. Zakres obowiązków, wymogi kwalifikacyjne, procedura zatrudnienia i wynagrodzenie 2026.
Zajęcia dodatkowe w przedszkolu – rozliczanie umów z instruktorami 2026
Zajęcia dodatkowe w przedszkolu: B2B, zlecenie czy dzieło? Porównanie kosztów, weryfikacja instruktora w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym i KRK.
Badania sanepidowskie nauczycieli i pracowników przedszkola – zasady 2026
Badania sanepidowskie nauczycieli: kto musi mieć orzeczenie, koniec z książeczką sanepidowską, 3-krokowa procedura PSSE i odpowiedzialność dyrektora 2026.
Jak Beetly pomaga w ewidencji i dokumentacji kadrowej przedszkola
Regulamin pracy określa zasady – ale ich egzekwowanie wymaga narzędzi. Dwa obszary, w których placówki najczęściej mają braki dokumentacyjne wychwytywane podczas kontroli PIP, to ewidencja czasu pracy i ścieżka korespondencji kadrowej.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy w module Harmonogram umożliwia ręczne wprowadzanie godzin wejść i wyjść personelu, niezależnie od ewidencji dzieci. Każdy wpis jest przypisany do konkretnego pracownika i stanowiska, co ułatwia prowadzenie dokumentacji zgodnej z wymogami art. 149 Kodeksu pracy oraz szybkie przygotowanie miesięcznych zestawień czasu pracy.
Korespondencja kadrowa – pouczenia dyscyplinarne, wezwania do wyjaśnienia, potwierdzenia zapoznania się z regulaminem przez nowych pracowników – może być dokumentowana i archiwizowana w module wiadomości Beetly. Każda wiadomość ma znacznik czasu i potwierdzenie odczytu, co stanowi wystarczający dowód w postępowaniu przed Sądem Pracy lub w trakcie kontroli PIP.
Najczęstsze pytania o regulamin pracy w przedszkolu
Kiedy przedszkole musi mieć regulamin pracy?
Gdy zatrudnia co najmniej 50 pracowników – obowiązek bezwzględny wynika z art. 104 § 1¹ KP (Dz.U. 2025 poz. 277 t.j.). Placówki zatrudniające 20–49 osób są zobowiązane do wprowadzenia regulaminu wyłącznie na pisemny wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 104 § 3 KP). Poniżej 20 pracowników obowiązek nie istnieje. Kluczowa zmiana: od 26 kwietnia 2023 r. próg bezwzględny wzrósł z 20 do 50 pracowników.
Czy regulamin pracy dotyczy nauczycieli w przedszkolu?
Tak, ale w ograniczonym zakresie. W placówkach publicznych (JST) nauczyciele podlegają Karcie Nauczyciela – KP (w tym regulamin pracy) stosuje się wyłącznie posiłkowo w sprawach nieuregulowanych w KN (art. 91c KN). Oznacza to, że regulamin nie może zmieniać pensum (25 h/tyg.), wymiaru urlopu (35 dni roboczych) ani trybu odpowiedzialności dyscyplinarnej nauczyciela. Może natomiast regulować kwestie wspólne: BHP, zakaz opuszczania stanowiska, sposób potwierdzania obecności i Standardy Ochrony Małoletnich.
Ile wynosi okres karencji przed wejściem regulaminu w życie?
Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników (art. 104³ § 1 KP). Niezachowanie tego terminu oznacza, że regulamin formalnie nie obowiązuje – nawet jeśli dyrektor wystawił go na tablicy ogłoszeń. Nowy pracownik musi podpisać oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem przed dopuszczeniem do pracy.
Co grozi za brak regulaminu pracy w przedszkolu?
Pracodawca, który nie wprowadza regulaminu mimo ciążącego obowiązku (≥ 50 pracowników), popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 § 1 pkt 1 KP). Grozi za to grzywna od 1 000 do 30 000 zł, którą inspektor PIP może nałożyć w trybie mandatowym. Brak regulaminu utrudnia też nakładanie kar porządkowych na pracowników, ponieważ ich stosowanie musi mieć podstawę w regulaminie lub umowie o pracę.
Czy opiekunowie w żłobku podlegają Karcie Nauczyciela?
Nie. Opiekunowie zatrudnieni w żłobkach podlegają wyłącznie Kodeksowi Pracy i ustawie z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. 2023 poz. 204 t.j.). Karta Nauczyciela dotyczy nauczycieli w placówkach systemu oświaty (przedszkola, szkoły) – żłobek do systemu oświaty nie należy. Regulamin pracy placówki świadczącej wyłącznie opiekę żłobkową powinien być opracowany w całości na podstawie Kodeksu Pracy.
Kiedy trzeba zaktualizować regulamin pracy?
Każdorazowo przy zmianie przepisów wpływających na jego treść oraz przy istotnej zmianie organizacji pracy (nowe stanowiska, zmiana systemu czasu pracy). W 2026 r. kluczowe powody aktualizacji to: dodanie lub uzupełnienie rozdziału o sygnalistach (obowiązek dla ≥ 50 prac. od 25.09.2024), zapisy o Standardach Ochrony Małoletnich (obowiązek od 15.08.2024) oraz – w drugiej połowie roku – potencjalne zapisy wynikające z implementacji dyrektywy o jawności wynagrodzeń (projekt UC127, termin transpozycji 7.06.2026).
Moduły Beetly ułatwiające pracę w tym zakresie