Zajęcia dodatkowe w przedszkolu – rozliczanie umów z instruktorami 2026
Rytmika, język angielski, ceramika, taniec, karate – zajęcia dodatkowe w przedszkolu to dziś standard, a nie luksus. Ale każdy instruktor wchodzący na teren placówki to realne ryzyko prawne i podatkowe: ZUS, podatek dochodowy, umowa o dzieło kwestionowana przez inspektor, brak weryfikacji w rejestrze sprawców. Ten artykuł przeprowadzi Cię krok po kroku przez wybór właściwej formy współpracy i obowiązki dyrektora, zanim ktokolwiek stanie przed grupą dzieci.
Przedszkola publiczne a niepubliczne – kluczowa różnica prawna
Zanim podpiszesz jakąkolwiek umowę z instruktorem, musisz wiedzieć, jakie przepisy obowiązują Twoją placówkę. Zasady finansowania zajęć dodatkowych w przedszkolu różnią się diametralnie w zależności od statusu placówki.
Zajęcia dodatkowe nie mogą być finansowane ze składek rodziców za zajęcia ponad podstawę programową – art. 13 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo oświatowe oraz art. 52 ust. 1 i 3 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.
Koszt instruktora musi pokryć gmina lub zajęcia muszą być realizowane w ramach projektów unijnych (EFS+). Instruktorzy są najczęściej zatrudniani na ułamek etatu z Karty Nauczyciela lub na umowę zlecenie, jeśli nie realizują zadań ściśle dydaktycznych.
Każda płatna składka od rodziców za zajęcia organizowane przez placówkę samorządową może skutkować zwrotem pobranych środków i nałożeniem sankcji przez organ prowadzący.
Pełna swoboda – koszt instruktora może być wliczony w stałe czesne lub rozliczany jako dobrowolna dodatkowa składka celowa od rodziców zainteresowanych dzieci.
Wybór formy umowy (B2B, zlecenie, dzieło) zależy wyłącznie od statusu prawnego instruktora i charakteru wykonywanych prac – bez ograniczeń wynikających z prawa oświatowego.
Niezależnie od formy umowy, obowiązki kadrowe i weryfikacyjne wobec instruktora są identyczne jak w placówkach publicznych – Ustawa Kamilka nie robi wyjątków.
Trzy formy współpracy z instruktorem – którą wybrać?
Dyrektorzy najczęściej wybierają jedną z trzech form. Każda ma inne konsekwencje dla ZUS, podatku dochodowego i kosztów administracyjnych placówki.
A. Umowa B2B – faktura od instruktora prowadzącego działalność
Najwygodniejsza forma dla przedszkola. Instruktor prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) albo reprezentuje szkołę językową lub artystyczną. Na koniec miesiąca wystawia fakturę VAT lub fakturę bez VAT (jeśli korzysta ze zwolnienia podmiotowego do 200 000 zł rocznie). Placówka księguje to bezpośrednio w koszty operacyjne.
B. Umowa zlecenie – instruktor bez działalności
Stosowana, gdy instruktor jest osobą fizyczną nieprowadzącą firmy. Przedszkole staje się wtedy płatnikiem składek ZUS. Kluczowe znaczenie ma tak zwany zbieg tytułów do ubezpieczeń:
- Instruktor pracuje już na pełen etat w innym miejscu z wynagrodzeniem co najmniej równym minimalnemu – z umowy zlecenia w przedszkolu odprowadza się wyłącznie składkę zdrowotną (9%) i zaliczkę na podatek dochodowy. Dla pracodawcy to znacznie tańszy wariant.
- Instruktor nie ma innego tytułu do ubezpieczeń – umowa zlecenia jest w pełni ozusowana: emerytalne, rentowe, wypadkowe, zdrowotne oraz Fundusz Pracy. Całkowity koszt pracodawcy przekracza wówczas wynagrodzenie brutto o ok. 20–22%.
Niezależnie od sytuacji ubezpieczeniowej, przy umowie zlecenia obowiązuje ustawowa minimalna stawka godzinowa wynikająca z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. 2002 nr 200 poz. 1679 ze zm.). Stawka jest corocznie waloryzowana – sprawdź aktualną wartość na stronie Państwowej Inspekcji Pracy. Zaniżenie stawki grozi kontrolą PIP i grzywną do 30 000 zł.
C. Umowa o dzieło – popularna pułapka ZUS
Umowę o dzieło można bezpiecznie zastosować wyłącznie, gdy instruktor ma jednorazowo przygotować np. autorski scenariusz spektaklu na zakończenie roku lub stworzyć dedykowaną rzeźbę / mural dla placówki.
Ile naprawdę kosztuje instruktor? Porównanie form umów
Poniższe zestawienie pokazuje rzeczywisty koszt placówki przy honorarium 2 000 zł brutto miesięcznie za 20 godzin zajęć (100 zł/h brutto), w zależności od wybranej formy współpracy.
Koszt instruktora dla przedszkola – 2 000 zł honorarium, 20 h/miesiąc
Wniosek jest prosty: jeśli instruktor może wystawić fakturę, B2B jest tańsze dla placówki o 10–20% przy identycznym honorarium netto dla instruktora, a przy tym eliminuje biurokrację kadrową.
Zarządzaj placówką bez papierów – wypróbuj Beetly
Jeden system do dokumentacji, kadr, finansów i komunikacji z rodzicami. Dla dyrektorów żłobków i przedszkoli. 30 dni za darmo, bez zobowiązań.
Weryfikacja instruktora przed dopuszczeniem do zajęć
Niezależnie od tego, czy zatrudniasz instruktora na umowę zlecenie, czy korzystasz z firmy zewnętrznej w modelu B2B – zanim wejdzie do grupy, masz dwa ustawowe obowiązki, których pominięcie grozi odpowiedzialnością karną dyrektora.
Weryfikacja w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym
Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz.U. 2016 poz. 862 ze zm.) nakłada na dyrektora obowiązek sprawdzenia każdej osoby, która ma kontakt z dziećmi – niezależnie od formy zatrudnienia. Weryfikacja odbywa się w rejestrze z dostępem ograniczonym przez stronę rps.ms.gov.pl. Wynik weryfikacji należy wydrukować i przechowywać w dokumentacji placówki.
Zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego (KRK)
Instruktor – niezależnie od formy prawnej współpracy – musi przedstawić aktualne zaświadczenie z KRK potwierdzające brak skazania za przestępstwa umyślne, w szczególności przeciwko wolności seksualnej i obyczajności. Zaświadczenie można uzyskać elektronicznie przez portal e-KRK (ekrk.ms.gov.pl) lub w punkcie informacyjnym KRK. Wymagaj dokumentu wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed dopuszczeniem do pracy.
Pamiętaj też o obowiązku wynikającym z Ustawy Kamilka (ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o ochronie małoletnich): instruktor musi być objęty standardami ochrony małoletnich obowiązującymi w placówce. Regulamin zajęć dodatkowych powinien zawierać wzmiankę o zapoznaniu instruktora z tymi standardami i jego podpisane oświadczenie.
Lista kontrolna dyrektora – przed pierwszymi zajęciami
Dokumenty od instruktora
Dokumenty wewnętrzne placówki
Czytaj też
Pomoc nauczyciela w przedszkolu – zakres obowiązków i umowa
Pomoc nauczyciela w przedszkolu podlega Kodeksowi Pracy, nie Karcie Nauczyciela. Zakres obowiązków, wymogi kwalifikacyjne, procedura zatrudnienia i wynagrodzenie 2026.
Regulamin pracy w przedszkolu i żłobku – wzór 2026
Regulamin pracy w przedszkolu: próg 50 pracowników (zmiana 2023), dwa reżimy KN/KP, obowiązkowe elementy art. 104¹ KP i nowe zapisy 2026.
Badania sanepidowskie nauczycieli i pracowników przedszkola – zasady 2026
Badania sanepidowskie nauczycieli: kto musi mieć orzeczenie, koniec z książeczką sanepidowską, 3-krokowa procedura PSSE i odpowiedzialność dyrektora 2026.
Ustawa Kamilka: standardy ochrony małoletnich w przedszkolu
Jak wdrożyć standardy ochrony małoletnich zgodnie z Ustawą Kamilka? Gotowa lista kontrolna dla dyrektora, wzory dokumentów i rola systemu Beetly.
Jak Beetly ułatwia organizację i rozliczanie zajęć dodatkowych
Gdy przedszkole oferuje 4–6 rodzajów zajęć dodatkowych w różnych grupach, zarządzanie harmonogramem, listą uczestników i płatnościami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych staje się codziennym ryzykiem błędu. Beetly rozwiązuje to kompleksowo w jednym panelu.
Programy
Przejrzysty harmonogram umożliwiający planowanie zajęć na wybrane dni tygodnia i godziny wraz z opisem zajęć oraz przypisanym prowadzącym. Wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu dla nauczycieli i rodziców.
Personel
Moduł Personel umożliwia dodawanie osób prowadzących zajęcia oraz przechowywanie najważniejszych informacji o pracownikach, takich jak dane kontaktowe, stanowisko, kwalifikacje i dokumentacja kadrowa.
Rozliczenia rodziców
Moduł Finansów umożliwia wprowadzanie opłat za zajęcia. Wszystkie należności i informacje o płatnościach są dostępne w jednym miejscu, bez konieczności prowadzenia dodatkowych zestawień w arkuszach kalkulacyjnych.
Moduły Programy, Personel i Finanse wspierają organizację oraz prowadzenie zajęć, umożliwiając zarządzanie harmonogramami, przypisywanie prowadzących oraz ewidencjonowanie opłat. Najważniejsze informacje dotyczące realizowanych zajęć są dostępne w systemie, co usprawnia codzienną pracę i ogranicza konieczność korzystania z wielu rozproszonych narzędzi.
Najczęstsze pytania o zajęcia dodatkowe w przedszkolu
Czy przedszkole publiczne może pobierać opłaty za zajęcia dodatkowe?
Co do zasady nie. Art. 13 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo oświatowe oraz art. 52 ust. 1 i 3 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych zabraniają pobierania opłat za zajęcia realizowane przez placówkę samorządową ponad bezpłatną podstawę programową (5 godzin dziennie). Wyjątkiem są zajęcia organizowane przez podmiot zewnętrzny bez angażowania pracowników i zasobów placówki – np. prywatna szkoła językowa wynajmująca salę po godzinach.
Czy instruktor na B2B musi przejść te same kontrole co pracownik?
Tak. Ustawa o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (Dz.U. 2016 poz. 862) obejmuje każdą osobę wykonującą pracę lub inne czynności z małoletnimi, niezależnie od podstawy prawnej tej współpracy. Forma B2B nie zwalnia dyrektora z obowiązku weryfikacji w Rejestrze z dostępem ograniczonym.
Co się stanie, jeśli ZUS zakwestionuje umowę o dzieło z instruktorem?
ZUS przekwalifikuje umowę na zlecenie i wyda decyzję nakładającą zaległe składki – emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne – za cały okres trwania umowy. Do tego dochodzą odsetki ustawowe za każdy dzień zwłoki. W praktyce jedno zakwestionowane zlecenie z roczną umową o dzieło (100 h × 80 zł) może generować zaległość na poziomie 3 000–5 000 zł plus odsetki. Ryzyko leży po stronie obu stron umowy – instruktora i przedszkola.
Ile godzin zajęć dodatkowych tygodniowo może mieć dziecko w przedszkolu?
Prawo oświatowe nie ogranicza wprost liczby godzin zajęć dodatkowych. Jednak rozporządzenie MEN w sprawie podstawy programowej wskazuje, że zajęcia nie mogą naruszać praw dziecka do odpoczynku, zabawy i swobodnej aktywności. W praktyce przyjmuje się, że łączny czas zajęć zorganizowanych (podstawa + zajęcia dodatkowe) nie powinien przekraczać 60–70% pobytu dziecka w placówce w ciągu dnia.
Powiązane funkcje Beetly